I.           Inleiding

 

1.         
Dit privacy beleid legt uit hoe Beveko bvba omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met de vereniging van mede-eigenaars in contact staan.

Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

2.         
Beveko bvba hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Beveko bvba behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Beveko bvba evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt  u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

3.
Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Beveko bvba op dit gebied kent en begrijpt.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt.


II.          Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?

 

4. 
Beveko bvba is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

Haar coördinaten zijn:

ADRES ZETEL: Fruithoflaan 79 bus 002, Berchem.

KBO NUMMER:  0433.523.484

E-MAILADRES: info@beveko.be

TELEFOONNUMMER: 03/440.38.44

Beveko bvba is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Beveko bvba bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

5.
Beveko bvba kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Beveko bvba en volgens de instructies van de Beveko bvba te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven

III.        
Welke categorieën van persoonsgegevens
verwerkt Beveko bvba

 

6. 
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die Beveko bvba kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met de vereniging van mede-eigenaars.

Hierbij wordt de context aangegeven waarin Beveko bvba deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Beveko BVBA de gegevens verwerkt.

Categorie

Voorbeelden

Context

Gegevens over het onroerend goed van de klanten (met betrekking tot de gemeenschappelijke delen

Eigendomstitel kavels, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringsattest van de elektrische installatie G.D. postinterventiedossier, attesten c.v. , attest dakisolatie, attest stookoliereservoir,…

Deze gegevens worden door de vereniging van mede-eigenaars verstrekt,

Aanvullende gegevens voor het bekomen van bepaalde premies na renovatiewerken

Rijksregisternummer

Deze gegevens worden door u verstrekt

Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.

Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders)

Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.

Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan de vereniging van mede-eigenaars p/a Beveko bvba wanneer Beveko bvba de functie van syndicus uitoefent

Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus

Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc.

Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd

Gegevens over de verrichtingen van de vereniging van mede-eigenaars p/a Beveko bvba met u

De informatie in verband met uw contacten met de vereniging van mede-eigenaars, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande de vereniging van mede-eigenaars

Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en de vereniging van mede-eigenaars

Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant

Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen

Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door de vereniging van mede-eigenaars zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.

7.
Beveko bvba verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

IV.  Voor welke doeleinden verwerkt Beveko
bvba uw persoonsgegevens?

 

8.         
Beveko bvba verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. Beveko bvba zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

Beveko bvba verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

-        Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Beveko bvba rusten

-        Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen

-        Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Beveko bvba, waarbij deze belangen met uw grondrechten en
  fundamentele vrijheden wordt afgewogen

-        In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

 

1.          Wettelijke verplichtingen

 

9.         
Beveko bvba dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Beveko bvba moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.

 

Hieronder vallen onder meer:

 

·       De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme

·       De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen

·       De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Beveko bvba uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

 

2. Contractuele relaties tussen de vereniging van mede-eigenaars en u als klant

 

10.       
Alvorens contracten te sluiten dient de vereniging van mede-eigenaars soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:

·       Te reageren op uw verzoek,

·       U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract

·       Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten,

 

11.       
In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient de vereniging van mede-eigenaars een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

 

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Beveko bvba worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

 

Meer bepaald verwerkt Beveko bvba uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

 

·       Beheer van lopende contracten / bestelde diensten

·       Het beheer van uw vastgoed

·       Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent

Beveko bvba kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

 

3.  Gerechtvaardigde belangen van Beveko bvba

 

12.       
Beveko bvba verwerkt uw gegevens voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Beveko bvba ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

·       Het personaliseren van de diensten van de vereniging van mede-eigenaars.

·       Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven)

·       De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van de vereniging van mede-eigenaars of
        alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

V. Aan wie maakt Beveko bvba uw
    persoonsgegevens over?

 

13.       
Beveko bvba behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht als syndicus.

In sommige gevallen is Beveko bvba bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

 

·       Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om
        informatie over te maken

·       Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Beveko bvba ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren.

Beveko bvba zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van de vereniging van mede-eigenaars en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

14.       
Beveko bvba bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

VI.        Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?

 

15.       
Beveko bvba zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Beveko bvba, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

o   10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving

o   10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Beveko

o   7 jaar voor de boekhouding en verantwoordigingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

VII.  Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd ?

16.       
Beveko bvba hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging

Beveko bvba neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Beveko bvba gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Beveko bvba onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Beveko bvba u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

VIII.  Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?

 

1.         
Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
 

17.       
Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

·       Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij Beveko bvba.  Dit betekent dat u Beveko bvba kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.

·       Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.

·       Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Beveko BVBA toelaat om dit te controleren

·       Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer het contract tussen de vereniging van mede-eigenaars met Beveko bvba een einde genomen heeft, kan u Beveko bvba vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door Beveko bvba op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Beveko bvba een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Beveko bvba (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). Beveko bvba kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.

·       Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Beveko bvba  heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Beveko bvba vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Beveko bvba.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan Beveko BVBA evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

 

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Fruithoflaan 79 bus 002, 2600 Berchem of per e-mail naar info@beveko.be

 

2. Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame

 

18.       
In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.

U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

 

·       Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar info@beveko.be.

·       Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar Fruithoflaan 79 bus 002,
        2600 Berchem.

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel Beveko bvba niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

3.          Recht om een klacht in te dienen

 

19.       
Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

·       Per post : Fruithoflaan 79/002, 2600 Berchem

·       Per e-mail : info@beveko.be

·       Telefonisch : 03/440.38.44

20.        U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.